6 Contoh Pertanyaan Interview Posisi Admin dan Jawabannya

Tujuan pertanyaan: Posisi admin sering kali dihadapkan pada multitasking. Perekrut ingin tahu apakah kamu bisa mengelola waktu dengan baik dan tetap produktif saat harus mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan.

Contoh jawaban: "Ketika dihadapkan pada beberapa tugas yang harus diselesaikan dalam waktu bersamaan, saya akan mulai dengan menentukan prioritas dari setiap tugas. Saya menggunakan to-do list untuk membantu mengatur pekerjaan saya berdasarkan tingkat urgensi dan deadline.

Jika memungkinkan, saya juga akan mengdelegasikan beberapa tugas atau mencari cara untuk menyelesaikannya lebih efisien. Kunci dari multitasking adalah tetap tenang dan terorganisir."

Tip: Jelaskan metode atau tools manajemen waktu yang kamu gunakan, seperti Google Calendar, Trello, atau aplikasi lainnya.

Tujuan pertanyaan: Dalam posisi admin, komunikasi yang baik dan efektif sangat penting, apalagi jika berhubungan dengan rekan kerja atau atasan yang jadwalnya padat. Perekrut ingin melihat bagaimana kamu bisa tetap mengalirkan informasi dengan jelas meskipun ada keterbatasan waktu dari pihak lain.

Contoh jawaban: "Saya selalu memastikan untuk memilih jalur komunikasi yang paling efisien dan sesuai dengan kebiasaan atasan atau rekan kerja. Jika mereka lebih sering menggunakan email, saya akan mengirim pesan yang singkat, jelas, dan langsung pada intinya.

Jika mereka lebih suka komunikasi cepat seperti chat atau pesan singkat, saya menyesuaikan diri dengan itu. Selain itu, saya memastikan untuk memberikan opsi waktu kepada mereka agar mereka dapat merespon saat sedang tidak terlalu sibuk.

Jika situasi mendesak, saya tidak ragu untuk menggunakan telepon atau mengatur pertemuan langsung untuk memastikan informasi tersampaikan dengan baik."

Tip: Tunjukkan fleksibilitas kamu dalam beradaptasi dengan berbagai cara komunikasi yang efektif sesuai dengan situasi dan preferensi pihak lain.

Tujuan pertanyaan: Dalam pekerjaan, terkadang kesalahan tidak bisa dihindari. Perekrut ingin mengetahui bagaimana kamu bereaksi saat membuat kesalahan dan langkah-langkah apa yang kamu ambil untuk memperbaiki dan mencegah hal yang sama terjadi lagi.

Contoh jawaban: "Ketika saya menyadari bahwa saya membuat kesalahan, langkah pertama yang saya ambil adalah mengakui kesalahan tersebut dan langsung mencari solusi untuk memperbaikinya.

Misalnya, jika saya salah mengatur dokumen, saya akan segera mengecek ulang semua dokumen yang terkait, mengoreksi kesalahan, dan memastikan semuanya kembali tertata dengan benar.

Selain itu, saya juga akan memeriksa sistem atau proses kerja yang ada untuk mencegah kesalahan yang sama terjadi di masa depan, misalnya dengan membuat checklist atau prosedur yang lebih ketat dalam menangani dokumen penting."

Tip: Perekrut akan menghargai jika kamu menunjukkan sikap proaktif dan tanggung jawab dalam menghadapi kesalahan.

Ceritakan pengalaman kamu dalam menggunakan software administratif seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Bagaimana kamu menggunakannya dalam pekerjaan?

Tujuan pertanyaan: Keahlian menggunakan software administrasi seperti Excel atau Google Sheets adalah salah satu keterampilan teknis utama yang harus dimiliki seorang admin. Perekrut ingin mengetahui seberapa dalam pemahaman kamu tentang software tersebut dan bagaimana kamu menerapkannya dalam pekerjaan.

Contoh jawaban: "Saya terbiasa menggunakan Microsoft Excel dan Google Sheets untuk berbagai tugas administratif. Salah satu fungsi yang sering saya gunakan adalah fitur pengelompokan dan penyaringan data, yang sangat berguna dalam mengatur inventaris atau laporan keuangan.

Saya juga mahir menggunakan rumus dasar hingga tingkat menengah, seperti SUM, VLOOKUP, dan IF, untuk membantu memproses data dengan cepat dan akurat. Selain itu, saya sering memanfaatkan fitur conditional formatting untuk memudahkan analisis data secara visual.

Dengan software ini, saya bisa memastikan data tersusun rapi dan mudah diakses oleh tim."

Tip: Jelaskan contoh penggunaan software tersebut dalam pekerjaan nyata, bukan hanya sekadar menyebutkan kamu bisa menggunakannya.

Tujuan pertanyaan: Seorang admin sering berurusan dengan data dan informasi yang sensitif. Perekrut ingin mengetahui bagaimana kamu memastikan bahwa informasi tersebut tetap aman dan tidak jatuh ke tangan yang salah.

Contoh jawaban: "Saya sangat memahami pentingnya menjaga kerahasiaan informasi, terutama data perusahaan yang bersifat sensitif. Untuk memastikan keamanan data, saya selalu mematuhi prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan, seperti menggunakan password yang kuat dan rutin mengubahnya.

Saya juga hanya menyimpan dokumen penting di folder yang terenkripsi atau aksesnya dibatasi hanya untuk orang-orang yang berwenang. Jika bekerja dengan dokumen fisik, saya akan menyimpannya di tempat yang terkunci dan memastikan hanya pihak yang berkepentingan yang bisa mengaksesnya.

Selain itu, saya selalu waspada terhadap potensi phishing atau serangan siber, dan tidak akan membagikan informasi sensitif melalui saluran komunikasi yang tidak aman."

Tip: Tunjukkan bahwa kamu paham betul soal keamanan data dan siap menjaga kerahasiaan dengan langkah-langkah preventif.

Jadi, itulah contoh pertanyaan dan jawaban saat interview kerja posisi admin. Ingat, itu hanya contoh saja! Interview untuk posisi admin bisa mencakup banyak aspek, kamu bisa menjawab sesuai keahlian sendiri.